1. Mesurer une situation de départ
Choisissez une tâche précise et observez plusieurs dossiers représentatifs. Relevez le volume, le temps de travail actif et les reprises. Le délai total n’est pas toujours du temps humain : attendre une réponse pendant deux jours ne représente pas deux jours de travail.
Utilisez une fourchette lorsque les dossiers varient. Documentez la période, les personnes et les cas exclus. Un seul dossier très simple ne suffit pas à représenter toute l’activité.
2. Calculer le temps libérable
Temps mensuel actuel = volume mensuel × minutes actives par dossier ÷ 60. Temps libérable = temps actuel × part réellement supprimable, moins le temps de contrôle et de maintenance ajouté.
Exemple fictif : 80 dossiers × 15 minutes = 20 heures par mois. Si le pilote enlève 40 % du travail et ajoute 2 heures de contrôle, le temps net estimé est de 6 heures. Ce calcul illustre une méthode, pas un résultat client.
3. Ajouter tous les coûts
Incluez la construction, les licences, les appels aux services tiers, la formation et le suivi. Répartir le coût initial sur douze mois peut aider à comparer, mais ne change pas la trésorerie nécessaire au départ.
À titre illustratif, 6 heures valorisées à 35 € représentent 210 € de capacité mensuelle. Avec 80 € de coût récurrent, la valeur nette théorique est de 130 €. Un investissement de 3 900 € demanderait alors 30 mois pour couvrir cette valeur, si toutes les hypothèses se vérifient.
4. Ne pas confondre capacité et trésorerie
Si les heures libérées sont réaffectées au service client, le gain peut être réel sans réduire les charges. Parler de rentabilité financière exige de montrer comment cette capacité produit une marge ou évite un coût.
Testez un scénario prudent, un scénario central et un scénario favorable. Si seul le scénario favorable justifie le projet, réduisez le pilote ou attendez de meilleures données.
5. Décider après un pilote
Comparez les mêmes tâches avant et après. Relevez aussi les erreurs et les corrections. Un pilote réussi améliore le fonctionnement sans déplacer toute la charge vers la surveillance.
Notre estimateur applique une hypothèse simple de part libérable et affiche la formule. Le diagnostic humain vérifie ensuite les exceptions, les accès et la faisabilité.